Pri delovnem času je namreč ključnega pomena, da upoštevamo zakonske omejitve delovnega časa, pravice do odmorov in počitkov ter pravice, ki izhajajo iz varstva pri delu. Te pravice so krovno urejene v Zakonu o delovnih razmerjih, a moramo biti pozorni tudi na področno zakonodajo, ki lahko dodatno opredeljuje pravice delavcev z vidika ureditve delovnega časa ter druge podzakonske akte, kot so uredbe ali kolektivne pogodbe.
Evidenca delovnega časa je ena izmed zakonsko obveznih evidenc!
Zakonu o evidencah na področja dela in socialne varnosti uvršča evidenco delovnega časa med zakonsko obvezne evidence. Strokovnjaki v praksi ugotavljajo, da predvsem manjša in zagonska podjetja breme evidence delovnega časa prenašajo na hrbet svojih zaposlenih, in to je tudi glavni »izgovor«, da ne vodijo evidenc DČ.
Niso pa tako svobodomiselni tudi inšpektorji. Če delodajalec nima vzpostavljene evidence delovnega časa za svoje zaposlene, ga lahko s strani Inšpektorata za delo doleti preko 4.000,00 € globe. Obveza vodenja evidenc delovnega časa pa ni zapisana samo v naši nacionalni zakonodaji, ampak so temelji opredeljeni že v Evropski direktivi 2003/88/ES Evropskega parlamenta in Sveta (z dne 4. novembra 2003 o določenih vidikih organizacije delovnega časa). Dodaten temelj za striktno obvezo vodenja delovnega časa pa je leta 2019 podalo še Sodišče Evropske Unije s sodbo zoper Deutsche Bank v Španiji, ki je razsodilo, da je delodajalec dolžan voditi evidence delovnega časa na način, da je iz njih mogoče razbrati upoštevanje pravic delavca (do omejitve delovnega časa in pravice do odmorov ter počitkov).
Spletna delavnica: Šest korakov do zakonitih evidenc delovnega časa
26.01.2022, med 9:00 in 13:00 uro
Več informacij in prijava
Nevodenju evidenc delovnega časa je potekel rok trajanja!
Si tudi vi želite vzpostaviti evidence delovnega časa, ki vam ne bodo kratile vašega težko zasluženega spanca? Potem je morda čas, da začnete razmišljati o sistematičnem vodenju delovnega časa, ki zahteva:
- v internem aktu delodajalca zapisane oblike delovnega časa,
- informacijsko podporo za vodenje delovnega časa, ki je najbolj verodostojen način evidentiranja prisotnosti zaposlenih,
- strokovno usposobljen kader na področju planiranja delovnega časa, ki imajo na voljo napredna orodja za planiranje in razvrščanje delavcev,
- jasno definirane odgovornosti organizacije delovnega časa,
- jasna pravila vodenja in arhiviranja evidenc delovnega časa,
- doslednost pri zaključevanju teh evidenc (tedensko, mesečno, na referenčno obdobje, letno).
Do zakonitih evidenc ne pridete s popravljanjem obstoječih evidenc
Če imate izzive z evidenco delovnega časa, ki ni povsem znotraj zakonskih okvirjev, potem priporočamo priporočilo, da se nehate ukvarjati s samo evidenco, ampak se namesto tega lotite celovite prenove delovnega časa. Do zakonitih evidenc ne pridete s popravljanjem evidenc, kar predstavlja nezakoniti poseg v samo evidenco, za katerega je po drugem odstavku prve alineje 23. člena Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti predpisana globa.
Kako evidentirati delovni čas, da bodo evidence pristne?
Trenutni Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti ne predpisuje načina vodenja evidenc, čeprav je vse več namigovanj, da bi se z novo zakonodajo to tudi jasno opredelilo, in sicer v smeri vodenja teh evidenc z informacijsko podporo. Moram reči, da že danes veliko delodajalcev vodi evidence delovnega časa z IT podporo, kar absolutno podpiram.
Prednosti elektronskega evidentiranja delovnega časa:
- pregledne in urejene evidence,
- jasna pravila evidentiranje delovnega časa,
- lažje je spremljanje rednih delovnih ur in dodatnih viškov ali nadur,
- takšna evidenca je tudi veliko bolj verodostojna kot ročno vodena evidenca.
Informacijska podpora za vodenje evidenc danes med drugim omogoča tudi:
- zakonito postavljanje urnikov, kar olajša delo na področju planiranja delovnega časa,
- sprotno spremljanje ur (viškov/manjkov),
- hitre analize podatkov znotraj obdobij,
- poenostavljeno zaključevanje evidenc na različna obdobja.
Evidence delovnega časa, vodene z IT podporo, so vsekakor bolj avtentične, še posebej če jih je delodajalec kot dokazilo dolžan predložiti v sodnih postopkih na delovnem sodišču. Glede na to, da smo vse globlje vpeti v digitalno dobo, je smiselno delovni čas spremljati digitalno. To predstavlja tudi velik prihranek časa pri planiranju, vodenju in zaključevanju teh evidenc.
Kaj moramo storiti, preden uvedemo digitalno evidentiranje delovnega časa?
K urejanju delovnega časa je potrebno pristopi na strukturiran način. Prvo vprašanje je, kakšno obliko organizacije delovnega časa imate v organizaciji? Lahko je:
- čisto enostavna,
- obstaja več variacij delovnega časa, ki se razlikujejo med oddelki,
- delovni čas pa lahko varira tudi med določenimi delovnimi mesti znotraj oddelkov.
Zato je s podrobno analizo treba ugotoviti vse ključne vidike organizacije delovnega časa, ki so v nadaljevanju jasno definirane v internem aktu delodajalca. Pogosto interni akti o delovnem času niso zapisani dovolj jasno, oziroma iz samega akta ni mogoče ugotoviti, katere oblike delovnega časa veljajo za posamezna delovna mesta. V takih situacijah je treba dodatno opredeliti, katere oblike delovnega časa veljajo za posamezna delovna mesta. To najlažje vzpostavimo z matriko specifik delovnega časa. Zakaj je takšna matrika ključna? Predvsem z vidika prilagoditve informacijske podpore za vodenje evidenc delovnega časa.
Delovni čas je obvezna sestavina pogodbe o zaposlitvi
Delavec mora biti ob sklenitvi pogodbe o zaposlitvi seznanjen, v kakšnih okvirjih zanj veljajo pravila delovnega časa. Zakon o delovnih razmerjih v 31. členu jasno opredeljuje, da mora pogodba o zaposlitvi vsebovati določilo o dnevnem ali tedenskem delovnem času in razporeditvi delovnega časa. Hkrati pa drugi odstavek istega člena ZDR-1 dovoljuje, da se je glede opredelitve delovnega časa v pogodbi o zaposlitvi mogoče sklicevati na veljavne zakone, kolektivne pogodbe oziroma splošne akte delodajalca. Če se sklicujete na interne akte delodajalca, potem ti akti v praksi tudi morajo obstajati. Žal pa v praksi ugotavljam, da imajo delodajalci v pogodbah o zaposlitvi pogosto sklic na interne akte, ki pa niso vzpostavljeni. V tem primeru bi vas želela opozoriti, da za delavca veljajo tista pravila delovnega časa, ki so zanj ugodnejša. Velik izziv se pojavi že pri sami razporeditvi delovnega časa. Delodajalec obravnava viške ur po pravilih neenakomerne razporeditve, po pogodbi o zaposlitvi pa za delavca veljajo pravila enakomerne razporeditve. To pogosto pomeni, da so viški ur delavcev tretirani neustrezno glede na obveznosti, ki izhajajo iz same zaposlitvene pogodbe delavca.
Zato bi bilo naše sporočilo delodajalcem, da je po novi ureditvi delovnega časa pri delodajalcu treba z delavci podpisati nove pogodbe o zaposlitvi, še posebej če po novi ureditvi za delavca veljajo drugačna pravila delovnega časa kot v predhodni zaposlitveni pogodbi.
