10 pravil za učinkovito pošiljanje elektronske pošte

Vsi podjetniki se dnevno soočajo z ogromnimi količinami elektronske pošte – pravzaprav bi lahko svoje delovne dneve v celoti posvetili odgovarjanju na prejeta sporočila. V prispevku predstavljamo, kako lahko sebi in drugim olajšate pošiljanje in prejemanje uvodnih sporočil.
Elektronska pošta

10 pravil za učinkovito pošiljanje elektronske pošte. (vir slike: Bigstockphoto)

Pri pošiljanju uvodnih oziroma predstavitvenih sporočil, prek katerih prvič stopate v stik z neko osebo oziroma povezujete dva neznanca, morate biti naprej pozorni na nekaj splošnih priporočil. Poskrbite, da bodo vaše povezave koristne za vse vključene prejemnike. Prejemnikom sporočila olajšajte odgovarjanje nanj. Na podlagi vsakega sporočila izgrajujte odnos in zaupanje ter svoj ugled.

Predstavljeni nasveti vam seveda lahko pomagajo, vendar je veliko odvisno tudi od tega, kdo je pošiljatelj sporočila in kakšna pričakovanja je ustvaril na podlagi preteklih interakcij – to velja tako za posameznike kot za blagovne znamke oziroma podjetja. Oblikovanje pozitivnih poslovnih odnosov in grajenje zaupanja sta tako pomemben del vsake komunikacije.

V nadaljevanju predstavljamo 10 nasvetov za učinkovito pošiljanje uvodnih elektronskih sporočil.

Delavnica s Timom in Žigo Bercetom: Kako z email marketingom do vrhunskih rezultatov?

1. Pridobite dovoljenje

Ko vas nekdo prosi, da ga prek elektronske pošte predstavite svojemu znancu, poslovnemu partnerju ali sodelavcu, tega najprej prosite za dovoljenje. Tako se lahko potencialni naslovnik uvodnega sporočila že vnaprej odloči, ali želi stopiti v stik s tisto osebo.

Če pa sami prosite za vzpostavitev povezave, posrednika vprašajte, ali mu lahko pri tem kako pomagate, da sam ne bo izgubljal časa in energije po nepotrebnem.

2. Samostojno sporočilo, primerno za nadaljnje posredovanje

Posredniku med vami in vašim novim kontaktom lahko pomagate s pomočjo oblikovanja samostojnega sporočila, ki mora vsebovati primerno zadevo, uvodni odstavek in jasen poziv k dejanju. Takšno sporočilo lahko posrednik preprosto posreduje naslovniku, ne da bi moral sam oblikovati uvodno sporočilo – doda mu lahko le kratek uvodni stavek.

Tudi naslovniku s takšnim sporočilom olajšate delo, saj ima na voljo vse pomembne informacije in jasen poziv k dejanju. Tako se lahko preprosto odloči, ali vam bo odgovoril ali ne.

3. Prilagodite sporočilo naslovniku

Predhodno se pozanimajte o naslovniku pošte in prilagodite uvodno sporočilo zbranim informacijam. To pomeni, da naj sporočilo vključuje poved ali dve, ki bosta vaš namen povezali z delovanjem prejemnika in opisali, kaj sam lahko prejme v zameno za sodelovanje z vami.

4. Poskrbite za to, da bo naslovnik prebral vaše sporočilo

Vsi smo že slišali, da je manj včasih več. Poskrbite, da bo vaše sporočilo čim krajše in čim bolj jasno. Najpomembnejši del zapišite krepko – tako bo prejemnik takoj videl, kaj želite. Pomembne informacije lahko tudi podčrtate.

Povezave vključite v besedilo. Ne uporabljajte različnih pisav – še posebej pozorni bodite pri kopiranju in lepljenju. Vaš podpis naj vsebuje pomembne informacije o vas in vašem podjetju.

Elektronska pošta, tablica

Poskrbite za primerno obliko svojega elektronskega sporočila. (Vir slike: Pixabay)

5. Ciljajte posameznike

Če pošljete elektronsko sporočilo vsem, ga v bistvu niste poslali nikomur. Če sporočilo pošljete na primer vsem partnerjem v nekem podjetju, nihče ne bo vedel, kdo naj vam odgovori, ali pa bodo vsi predvidevali, da bo za to poskrbel nekdo drug – na koncu pa se ne bo odzval nihče. Najbolje je, da sporočilo pošljete eni osebi; če morate vanj vključiti tudi druge, jih dodajte v kopijo.

6. Odzivanje

Če ste prosili za vzpostavitev stika z nekom in je posrednik poslal uvodno sporočilo, sami nanj ne odgovorite takoj. Naslovniku dajte nekaj časa, da se odzove na prejeto sporočilo. Ko prejmete odgovor, pa se sami hitro vključite v pogovor – na primer s predlogom za srečanje v živo ali nadaljnje sodelovanje prek elektronske pošte.

7. Skrita kopija in hitri odzivi

Funkcija skrite kopije je izjemno koristna. Ko je vzpostavljen kontakt med dvema osebama, posrednika ne potrebujeta več. Da ta ne bi prejemal vseh nadaljnjih sporočil, ga lahko hitro prestavite v skrito kopijo, nato pa ga preprosto izločite iz komunikacije.

Izjemno koristni so tudi hitri odzivi na prejeta sporočila. Če v nekem trenutku nimate časa za obširen odgovor ali pa ste se začeli ukvarjati s tistim, kar je od vas želel pošiljatelj, lahko potrdite prejem s kratkim »Potrjujem.« ali podobnim odzivom.

Preverite delavnico Kako z email marketingom do vrhunskih rezultatov? >>

8. Sklenite krog

Po vzpostavitvi stika posrednika na kratko obvestite o končnem rezultatu – ne glede na to, ali je ta dober ali slab. Ta korak ni nujen, vendar lahko tako nadalje utrjujete pozitivne odnose in gradite zaupanje, poleg tega pa bo posrednik vesel tudi povratnih informacij.

9. Opomniki

Poslali ste elektronsko pošto, vendar še niste dobili odgovora. Kaj pa zdaj? Priporočljivo je, da pošljete od enega do dva opomnika v doglednem časovnem obdobju, na primer v roku nekaj dni ali tednov. Najenostavneje je, da ponovno pošljete prvotno sporočilo in dodate »Spominjam na spodnje sporočilo.«, »Predvideni rok za … je v ponedeljek, zato je pomembno, da pravočasno preberete spodnje sporočilo.« ali »Preverjam, ali je sporočilo pristalo med nezaželeno pošto.«

10. Zadnji poskus

Če tudi po nekaj opomnikih ne prejmete odgovora na pomembno sporočilo, še ne smete obupati. Naslovniku pošljite še en opomnik, v katerem izrazite svoje predvidevanje, da do želenega sodelovanja ne bo prišlo. Nekaj primerov: »Glede na neodzivnost predvidevam, da žal ne bomo sodelovali, vendar sem se želel prepričati …«, »Videti je, da vaše podjetje ne želi sodelovati z nami …«

Takšna sporočila so nekoliko bolj ostra, zato jih ne uporabljajte kar vsepovprek, temveč le za najpomembnejše kontakte, katerih odziv bi vam resnično koristil.

Če boste sledili predstavljenim nasvetom, boste olajšali življenje prejemnikom svojih sporočil, s tem pa tudi povečali verjetnost pozitivnega odziva in nadaljnjega sodelovanja.

Vir: Forbes

Morda vas zanima tudi sorodna vsebina
Delavnica: Optimizacija spletnih strani – povzpnite se višje na Googlu!

Delavnica: Optimizacija spletnih strani – povzpnite se višje na Googlu!

Klasična trgovina z odličnimi izdelki in nizkimi cenami ni vredna veliko, če se nahaja na odročni lokaciji, kjer je nihče ne obišče. Podobno velja za spletne strani in spletne trgovine. Če vas obiskovalci ne najdejo, potem tudi nakupa ne morejo opraviti. Zato je tu optimizacija spletnih strani oziroma z drugimi besedami: Kako biti na Googlu višje od konkurence.

Preberite več >>

MP delavnica: Kadrovski in drugi pravni vidiki poslovanja podjetja

MP delavnica: Kadrovski in drugi pravni vidiki poslovanja podjetja

Je vaš posel v vzponu in boste zaposlovali? Morda vaše podjetje že sedaj sestavlja številčna ekipa in se zavedate, da ste s kadrovskimi evidencami nekoliko odlašali? Poleg tega se vam glede poslovanja vašega podjetja še vedno porajajo vprašanja glede pogodb, kako varovati poslovne skrivnosti ali kako odpovedati delovno razmerje? Pred vami je izobraževanje, kjer izveste odgovore ravno na takšna in podobna vprašanja! Preberite več >>


10 napak, ki jih počnete z vsebinskim marketingom

10 napak, ki jih počnete z vsebinskim marketingom

Vsebinsko trženje je izjemno pomemben del spletnega trženja. V zadnjem času je postalo tudi eno najbolj priljubljenih sredstev za pridobivanje kontaktov. Da bi zagotovili, da bo vaše vsebinsko trženje uspešno, pa se morate zadeve lotiti na pravi način, kar ni vedno preprosto. Preberite več >>

10 učinkovitih strategij za povečanje vaše baze kontaktov

10 učinkovitih strategij za povečanje vaše baze kontaktov

Oblikovanje dobre in kakovostne baze z elektronskimi naslovi vaših (potencialnih) strank je tek na dolge proge. Baze ne boste ustvarili čez noč, za rezultate pa boste morali trdo delati. Olajšamo vam lahko prvi korak, kako ustvariti oziroma kakovostno povečati obstoječo bazo. Preberite več >>

Spodbudite prejemnike svojih elektronskih sporočil k odzivu!

Spodbudite prejemnike svojih elektronskih sporočil k odzivu!

Elektronska pošta je eden najpomembnejših sodobnih trženjskih kanalov. Vendar je takšna komunikacija prepogosto enosmerna. Spodbudite prejemnike k odzivu! Preberite več >>

Kako ustvariti dobro prodajno elektronsko sporočilo?

Kako ustvariti dobro prodajno elektronsko sporočilo?

Alexis Rodrigo je marketinška strokovnjakinja, ki ve, kako oblikovati prodajna besedila v elektronskih pismih. Pri svojem delu namreč sledi preverjeni formuli, ki je v svetu prodajnikov in marketingarjev poznana že več desetletij, saj je že večkrat tudi sama preizkusila, da se odlično obnese. Preberite več >>

Zakaj so potrditvena sporočila ključnega pomena za vaš uspeh

Zakaj so potrditvena sporočila ključnega pomena za vaš uspeh

Trženje prek elektronske pošte ne vključuje samo pošiljanja novic! Ko oblikujete sporočila, ne pozabite na transakcijska in potrditvena sporočila. Izvrstno potrditveno sporočilo lahko privede do dodatnega nakupa v roku nekaj minut. Predstavljamo nekaj zanimivih nasvetov. Preberite več >>

S spodnjimi nasveti izboljšajte stopnjo odprtih elektronskih sporočil

S spodnjimi nasveti izboljšajte stopnjo odprtih elektronskih sporočil

Pridobivanje kontaktnih podatkov potencialnih strank je pomembno, toda veliko število elektronskih naslovov vam ne bo prav nič koristilo, če vaša sporočila ne bodo prebrana. Če se boste pravilno lotili email marketinga, teh težav ne bi smeli imeti. Preberite več >>

“Email marketing je veliko več, kot le gola prodaja”

“Email marketing je veliko več, kot le gola prodaja”

Ali se vsakodnevno soočate z izzivom uspešnega email marketinga? Zakaj vam ves vloženi trud v pripravo elektronskih sporočil ne prinaša rezultatov? Zakaj se vaša sporočila znajdejo med nezaželeno pošto in potencialni kupci zahtevajo izbris iz vaših email baz? Preberite več >>

Kontrolni seznam za masovno pošiljanje e-mailov

Kontrolni seznam za masovno pošiljanje e-mailov

Poznate tisti strašljivi občutek, preden kliknite na gumb Pošlji za sporočilo, naslovljeno na več tisoč naslovnikov? Se sporočilo lepo prikazuje v vseh odjemalcih? Smo odstranili vse slovnične napake? Ali vse povezave delujejo? Preberite več >>

Oznake: ,