15 nasvetov za pisanje boljših elektronskih sporočil

V poslovnem svetu je elektronska pošta ena najpogostejših oblik komunikacije. Pa veste, kako napisati sporočilo, ki ni predolgo, nerazumljivo ali neprofesionalno? Preverite naslednje nasvete.
15 nasvetov za pisanje boljših elektronskih sporočil

15 nasvetov za pisanje boljših elektronskih sporočil (Vir slike: Pixabay.com)

1. Ali je sporočilo res nujno?

Preden pošljete sporočilo, premislite, ali je to res nujno. Ne zapravljajte časa drugih ljudi z nepotrebnimi sporočili.

2. Vedno bodite prijazni

Uporabljajte besedi »prosim« in »hvala«. Ne glede na to, komu pišete, bodite vljudni, ne osorni. Tudi če pišete pritožbo, ne bodite sovražni – na negativno nastrojeno sporočilo verjetno ne boste dobili odgovora. Ne pozabite na tri P-je: primernost, pozitivnost, profesionalnost.

3. Pozanimajte se o imenu naslovnika

Ne bodite leni – poiščite ime naslovnika. Uporabite vire, ki so vam na voljo, npr. LinkedIn, Google in spletno stran podjetja. Če imena naslovnika še vedno niste našli, zavrtite številko podjetja: receptor vam bo zaupal ime osebe, s katero želite stopiti v stik.

4. Nikoli ne napišite »samo«

Kolikokrat ste prebrali sporočilo, ki se je začelo nekako tako: »Pišem vam samo, da bi vam povedal …« ali »Zanima me samo …« Če želite, da bi vas ljudje jemali resno, se odvadite uporabe besede »samo« – primerna je »samo« za klepet.

5. Pravopis in slovnica sta pomembna

Morda se vam zdi samoumevno, pa vendar: če hočete, da vas bo naslovnik vzel resno, morate poznati pravopisna in slovnična pravila jezika. Veliko programov ima vgrajeno možnost samopopravkov, vendar se na to ne zanašajte. Vedno preberite sporočilo, preden ga pošljete. In ne pozabite na ločila.

6. Napišite samo bistveno

Ljudje smo zelo zaposleni, zato si ne želimo brati dolgih elektronskih sporočil. Osredotočite se na bistvene informacije: v prvi vrstici sporočila jasno zapišite, kdo ste in kaj želite.

7. Odstavki so koristni

Če bo naslovnik zagledal dolgo, nestrukturirano sporočilo, ga morda sploh ne bo prebral. Zato morate paziti na primerno členjenost svojega sporočila. Vsaka tema zahteva svoj odstavek.

8. Jasno definirana zadeva

Naslovnik se bo na podlagi zadeve odločil, katero sporočilo bo prebral najprej. Če želite, da je vaše sporočilo prvo na vrsti, se posvetite zadevi. Definira naj tematiko sporočila, hkrati pa naj naslovnika povabi k branju.

9. Oblika je pomembna

Če v sporočilu pošiljate povezavo, namesto dolge kače raje ustvarite hiperpovezavo. Pazite na pisavo, velikost in barvo: pisava naj ne bo ne dolgočasna ne preveč zapletena, velikost naj bo v celotnem sporočilu enaka, različnih barv pa se raje izogibajte. Če se boste potrudili, se bo v svojem odgovoru verjetno potrudil tudi naslovnik.

10. Podpis naj vsebuje relevantne informacije

Vaš podpis naj vsebuje vaše ime, telefonsko številko, naslov podjetja in povezave do relevantnih družabnih omrežij ali spletnih strani.

11. NE KRIČITE!

Uporaba samo velikih črk v zapisanem besedilu pomeni kričanje. Ne zapisujte ključnih besed v sporočilu s samimi velikimi črkami – naslovnik vam ne bo hvaležen, ampak bo mislil, da vpijete nanj.

12. Ohranite jasnost

Potrudite se, da bodo vaša elektronska sporočila kratka, jasna in preprosta. Da bi zveneli profesionalno, vam ni treba uporabljati zapletenih besed in kompleksnih stavčnih struktur.

13. Ne uporabljajte priljubljenih kratic

Čeprav živimo v svetu mobilnih telefonov, prihranite različne kratice in krajšave za kratka sporočila. V poslovnem svetu je uporaba raznoraznih »LOL« in »OMG« strogo prepovedana.

14. Ne uporabljajte smeškov

Enako pravilo velja tudi za smeške. Z njimi sporočate, da svojih čustev ne znate izraziti na drugačen način.

15. Uporabite primerne pozdrave

Vsako elektronsko sporočilo mora imeti primeren uvod in zaključek. Sporočila ne začnite brez primernega pozdrava (Pozdravljeni, Spoštovani, Spoštovana ga. XX). Prav tako ne pozabite na končni pozdrav (Lep pozdrav, S spoštovanjem). Klicaj ima v pisnih besedilih podobno vlogo kot same velike črke, zato se mu raje izognite – namesto njega uporabite vejico.

Vir: LinkedIn

Morda vas zanima tudi sorodna vsebina
Delavnica: Optimizacija spletnih strani – povzpnite se višje na Googlu!

Delavnica: Optimizacija spletnih strani – povzpnite se višje na Googlu!

Klasična trgovina z odličnimi izdelki in nizkimi cenami ni vredna veliko, če se nahaja na odročni lokaciji, kjer je nihče ne obišče. Podobno velja za spletne strani in spletne trgovine. Če vas obiskovalci ne najdejo, potem tudi nakupa ne morejo opraviti. Zato je tu optimizacija spletnih strani oziroma z drugimi besedami: Kako biti na Googlu višje od konkurence.

Preberite več >>

MP delavnica: Kadrovski in drugi pravni vidiki poslovanja podjetja

MP delavnica: Kadrovski in drugi pravni vidiki poslovanja podjetja

Je vaš posel v vzponu in boste zaposlovali? Morda vaše podjetje že sedaj sestavlja številčna ekipa in se zavedate, da ste s kadrovskimi evidencami nekoliko odlašali? Poleg tega se vam glede poslovanja vašega podjetja še vedno porajajo vprašanja glede pogodb, kako varovati poslovne skrivnosti ali kako odpovedati delovno razmerje? Pred vami je izobraževanje, kjer izveste odgovore ravno na takšna in podobna vprašanja! Preberite več >>


Oblikujte emaile tako, da jih bodo naročniki želeli odpreti!

Oblikujte emaile tako, da jih bodo naročniki želeli odpreti!

Pričakovanje, da lahko tedensko pošljete newsletter celotnemu seznamu in pričakujete dobre (prodajne) rezultate, je nerealno. Oddelek za marketing mora oblikovati emaile, ki jih bodo naročniki želeli odpreti. Kako to storite? Preberite več >>

5 marketinških strategij, ki si jih lahko privošči vsako podjetje

5 marketinških strategij, ki si jih lahko privošči vsako podjetje

Ob odprtju podjetja si je treba zagotoviti dobre temelje za nadaljnjo rast in razvoj. Predvsem je podjetje treba napraviti vidno, saj bo le prepoznavnost omogočila zadostno število kupcev in postopnjo gradnjo kvalitetne blagovne znamke. Preberite več >>

Še vedno uporabljate gmail kot poslovni e-naslov?

Še vedno uporabljate gmail kot poslovni e-naslov?

Življenje brez e-pošte si je danes zelo težko predstavljati, pravzaprav lahko z gotovostjo trdimo, da je to praktično nemogoče; samo poglejte v vaš poštni predal in preverite, koliko komunikacije ste na zasebnem in poslovnem nivoju izmenjali v preteklem tednu! Preberite več >>

S kakšnimi emaili boste pritegnili pozornost strank?

S kakšnimi emaili boste pritegnili pozornost strank?

Oglaševanje prek elektronske pošte je brezplačno, enostavno in učinkovito, zato je priporočljivo, da pri trženju uporabite tudi to orodje. Vendar je treba do e-mail marketinga pristopiti premišljeno. Vedeti morate, kaj hočete z njim doseči in kako se ga boste lotili. Preberite več >>

10 napak, ki jih počnete z vsebinskim marketingom

10 napak, ki jih počnete z vsebinskim marketingom

Vsebinsko trženje je izjemno pomemben del spletnega trženja. V zadnjem času je postalo tudi eno najbolj priljubljenih sredstev za pridobivanje kontaktov. Da bi zagotovili, da bo vaše vsebinsko trženje uspešno, pa se morate zadeve lotiti na pravi način, kar ni vedno preprosto. Preberite več >>

10 učinkovitih strategij za povečanje vaše baze kontaktov

10 učinkovitih strategij za povečanje vaše baze kontaktov

Oblikovanje dobre in kakovostne baze z elektronskimi naslovi vaših (potencialnih) strank je tek na dolge proge. Baze ne boste ustvarili čez noč, za rezultate pa boste morali trdo delati. Olajšamo vam lahko prvi korak, kako ustvariti oziroma kakovostno povečati obstoječo bazo. Preberite več >>

Spodbudite prejemnike svojih elektronskih sporočil k odzivu!

Spodbudite prejemnike svojih elektronskih sporočil k odzivu!

Elektronska pošta je eden najpomembnejših sodobnih trženjskih kanalov. Vendar je takšna komunikacija prepogosto enosmerna. Spodbudite prejemnike k odzivu! Preberite več >>

Kako ustvariti dobro prodajno elektronsko sporočilo?

Kako ustvariti dobro prodajno elektronsko sporočilo?

Alexis Rodrigo je marketinška strokovnjakinja, ki ve, kako oblikovati prodajna besedila v elektronskih pismih. Pri svojem delu namreč sledi preverjeni formuli, ki je v svetu prodajnikov in marketingarjev poznana že več desetletij, saj je že večkrat tudi sama preizkusila, da se odlično obnese. Preberite več >>

Oznake: , ,