Vsi v vašem podjetju morajo vedeti, kako profesionalno odgovoriti na telefon, ne samo receptor ali prodajni zastopnik, ki je pogosteje v stiku s strankami. Nikoli se ne ve, kdaj oseba, ki naj bi se oglasila na telefon, tega ne bo mogla storiti in jo bo moral nadomeščati nekdo drug.
Vir slike: Pixabay
Kljub temu, da so v poslovni komunikaciji veliko prostora zavzela sporočila in e-pošta, je telefon še vedno glavna točka stika večine podjetij s strankami. Način odzivanja na telefon bo ustvaril prvi vtis o vašem podjetju.
Če je oseba, ki se odzove na klic, neprofesionalna, je to morda tudi zadnji vtis, ki ga bo stranka dobila o vašem podjetju.
Kako pravilno odgovoriti na telefon in pridobiti stranko?
Preberite še: Naučite se usposobiti svoj glas za prodajo
- Odgovorite na vse dohodne telefonske klice pred tretjim zvonjenjem.
- Ko se oglasite na telefon, bodite topli, navdušeni in profesionalni. Vaš glas po telefonu je včasih edini vtis o vašem podjetju, ki ga bo klicatelj dobil.
- Ko dvignete telefon, vljudno pozdravite, predstavite sebe in svoje podjetje. Recite na primer: “Dobro jutro. Green Technologies. Peter pri telefonu. Kako vam lahko pomagam?” Ni dovolj, da rečete samo “Zdravo”.
- Izgovarjajte jasno, glasnost vašega glasu naj bo zmerna. Govorite počasi in razločno, da vas bo klicatelj razumel.
- Nadzorujte svoj jezik in ne uporabljajte slenga. Namesto da na primer rečete “Ok” ali “Itak”, recite “Vsekakor”, “Zelo dobro” ali “V redu”. Če ste oseba, ki uporablja mašila, ko govorite, kot so “aha”, “hm” ali fraze, kot so “kul” ali “a veš”, se nadzorujte, da jih ne boste uporabljali, ko govorite po telefonu.
- Usposobite svoj glas in besedni zaklad, da bosta pozitivna, ko odgovarjate na telefon, tudi na dan, ko se ne počutite najbolje. Pozitiven besednjak je tisti, ki se osredotoča na pomoč stranki. Na primer, namesto da rečete “Ne vem”, recite: “Se bom pozanimal za vas.”
- Ko odgovorite na telefon, si zapišite telefonska sporočila v celoti in natančno. V primeru da česa ne razumete ali ne znate črkovati, na primer priimka osebe, jo prosite, naj ga ponovi ali črkuje. Nato poskrbite, da bo sporočilo prispelo do želenega prejemnika.
- Če so vam klicatelji morali pustiti sporočila, se potrudite in odgovorite na vse telefonske klice v roku enega delovnega dne. Zgodnji klic lahko reši pogodbo, kupčijo, težavo stranke, in ustvari pozitiven vtis o vašem podjetju. Klicatelje bodo neodgovorjeni klici zagotovo zelo motili.
- Vedno vprašajte sogovornika, ali je v redu, da ga date za trenutek na čakanje in ljudi ne puščajte na čakanju predolgo. Klicateljem na čakanju zagotovite poročila o napredku klica in čakalni vrsti vsakih 30 do 45 sekund. Ponudite jim možnosti izbire, če je to le mogoče, na primer: “Linija je še vedno zasedena. Želite počakati ali vas pokličemo nazaj?”
- Ne uporabljajte zvočnika, razen če je to nujno potrebno. Zvočniki dajejo vtis, da se niste popolnoma osredotočili na strankin klic, in ji dajo misliti, da njen klic ni zaseben. Zvočnik lahko uporabite samo takrat, ko za sodelovanje v pogovoru potrebujete več kot eno osebo. Preden to storite, vprašajte sogovornika, ali ga lahko postavite na zvočnik.
- Če uporabljate glasovno pošto ali telefonski odzivnik, poskrbite, da imate posneto profesionalno sporočilo. Po potrebi posodobite sporočilo glasovne pošte. Na primer, če bo vaše podjetje zaradi praznika zaprto, posodobite sporočilo glasovne pošte, tako da v njem poveste točen datum, kdaj se bo vaše podjetje ponovno odprlo.
- Naučite vse ostale, da po telefonu odgovorijo na enak način, vključno z drugimi družinskimi člani, če vodite družinsko podjetje. Preverite, kako se odzivajo na telefon vašega podjetja, tako da pokličete in preverite, ali na telefon odgovarjajo na profesionalen način. Če testa ne opravijo, si z njimi ponovno poglejte ta seznam in se prepričajte, da vsi v vašem podjetju vedo, kako korektno odgovoriti na telefonske klice.
Vir: thebalancesmb.com
