Kako napisati elektronsko sporočilo, ki bo vašemu prejemniku dalo vedeti, da ga spoštujete in cenite? (Vir slike: Deathtothestockphoto)
Verjetno ste kdaj v svoj poštni nabiralnik prejeli sporočilo, ki vas je prizadelo. Pa ne zaradi vsebine, temveč zaradi načina komunikacije in tona sporočila. Določene stvari so v elektronskih sporočilih, ko ne komuniciramo na štiri oči, prepovedane. Kako se jim izogniti?
Predstavljajte si, da imate sogovornika pred seboj.
Ko pišete elektronska sporočila, si poskušajte predstavljati prejemnika. Naj vas v mislih spremlja, ko pišete sporočilo, vi pa ga v mislih spremljajte, kako bere vaše sporočilo. Uporabite umirjen ton, uporaba velikih tiskanih črk, pretirana raba klicajev in vprašajev je prepovedana. Uporaba le-teh se v elektronskih sliši razume kot vpitje, nekaj negativnega.
Začnite s pozdravom.
Ko vidite prijatelja, ga pozdravite. Zakaj se potem tolikokrat zgodi, da se v elektronskih sporočilih pozabi na uvodni pozdrav? Že res, če gre za verigo sporočil, si vmes pošiljamo zgolj kratke odzive, pozdrav pa preskočimo. Je pa zato pozdrav obvezna oprema vsakega uvodnega sporočila.
Prisluhnite svojemu tonu v sporočilu.
Slišite svoj ton medtem ko pišete in berete svoje sporočilo? Zagotovo ga slišite, sliši pa ga tudi prejemnik.
Ko smo v časovni stiski, pozabimo na okoliščine, ki spremljajo našega prejemnika sporočila. Če mu novico sporočimo v živo, dodamo ton in volumen svojemu glasu, sporočilo pa dobi drugačno vrednost. Elektronska sporočila pa te prilagodljivosti nimajo, zato je potrebno usmeriti več pozornosti na pravilno izbiro besed med pisanjem. Še zlasti, ko se s čim ne strinjamo.
Ko prosite, razložite.
Ste v elektronskem sporočilu prosili za nekaj ne da bi razložili, zakaj? Oseba, ki je prejela vaše sporočilo, je vašo prošnjo zlahka razumela kot zahtevo. Zato vedno dodajte razlog, zakaj nekaj prosite. Tak način ima precej večji in boljši učinek, poleg tega pa tudi krepi zaupanje in spoštovanje.
Koga vse ste vključili pod prejemnike?
Lahko se zgodi, da postane sporočilo, ki ste ga namenili zgolj eni osebi, viralno. Kako? Prejemnik se odloči za njegovo posredovanje, med prejemnike pa vključi svoje znance, ki vaše sporočilo ponesejo v svet.
Zato stopite korak nazaj, sporočilo pa shranite kot osnutek. Zadevo prespite in vse kočljive elemente sporočila omilite. Sporočila z občutljivo vsebino niso vedno tako zasebna, kot so videti na prvi pogled.
Poskusite v fizičnem svetu.
Če pogovor prek elektronske pošte ne steče v tisto smer, kot ste si želeli, zgrabite svoj telefon, zavrtite številko prejemnika, s katerim bijete elektronski boj, in ga povabite na kavo.
