Naslednjič, ko boste morali imeti težak pogovor s svojim zaposlenim (poslovnim partnerjem ali z vašo ekipo), imejte v mislih naslednje korake:
1. Vnaprej določen cilj
Še preden pričnete s pogovorom, si zadajte cilj (Kaj želite doseči?) in ga imejte v mislih skozi celoten pogovor – nikar ne odstopajte od zastavljenega cilja. Vedeti morate v kakšnem tonu bo potekal pogovor, o katerih temah se boste pogovarjali in kakšen izid pričakujete.
2. Enakovrednost moči
Kadar se s podrejenim pogovarjate o težkih temah, mu morate dati nekaj »moči« v pogovoru. Naj vam razloži vzrok za svoje obnašanje ali odločitev, ki jo je sprejel. V kolikor boste dali sogovorniku možnost, da vam pove svojo plat zgodbe, se bo le-ta na vašo novico odzval manj agresivno in sovražno.
3. Osredotočenost
Osredotočite se na točno določen incident, dogodek, nalogo ali projekt. V kolikor boste omenjali preteklo delo zaposlenega (na splošno) bo to sogovornik občutil kot osebni napad.
4. Opazovanje in zaskrbljenost
Ko začnete z občutljivo temo, morate vedeti, da je vaše dojemanje subjektivno. Povejte sogovorniku kaj ste opazili in kaj vse vas skrbi – pustite nekaj prostora za njegov odziv in morebitno pogajanje.
V kolikor ste se že predhodno odločili, da boste nekoga odpustili oz. mu znižali plačo, potem ne smete pustiti nič prostora za pogajanje ali debato.
5. Obtožbe
Ko se z zaposlenim pogovarjate o problemu, nikar ne obsojajte sogovornika. V kolikor vaš zaposleni ni dosegel prodajnega cilja, mu ne recite »Cilja niste dosegli, ker ste leni in nesposobni.«, raje se z njim pogovorite o tem, kaj je pripeljalo do slabega rezultata (premalo podpore, gospodarske razmere, itd.). Na ta način bodo vaši zaposleni imeli več motivacije za izboljšanje – odgovornost za rezultate tako prenesete na njihova ramena, kljub temu, da jih ne obtožite ničesar.
6. Pomen učenja
Ko enkrat razložite sogovorniku za kaj se gre, se osredotočite na to, kaj se bo zaposleni naučil iz storjene napake in kako lahko stvari izboljša v prihodnosti.
7. Sočustvovanje in spoštovanje
Kljub temu, da se o vaši odločitvi ne da več debatirati, se morate zavedati, kako se vaš sogovornik počuti. Tudi če se z njim ne strinjate, lahko upoštevate njegove občutke in ga spoštujete.
