Če boste upoštevali naslednje nasvete, bodo vaši sestanki bolj koristni, učinkoviti in produktivni. (Vir slike: HubSpot)
1. Ugotovite, ali je sploh treba sklicati sestanek.
Najprej morate ugotoviti, ali je sestanek sploh potreben. Tudi če ste sestanek načrtovali že vnaprej, razmislite, ali se morate nujno sestati le zato, da vas bodo sodelavci obvestili o svojem napredku. Če boste tak sestanek odpovedali, boste imeli vsi skupaj več časa za opravljanje svojih delovnih nalog. Če se vsi udeleženci v procesu zavedajo svojih odgovornosti in so pravočasno obveščeni o vseh spremembah, se lahko na sestankih osredotočite na pomembne odločitve, pri katerih sodeluje celotna ekipa.
2. Oblikujte seznam udeležencev.
Na sestanek povabite deležnike, ki so pomembni za dnevni red. Omejite število udeležencev, saj boste le tako hitro prišli do rezultatov. Hkrati boste tako večini sodelavcev prihranili čas, ki ga bodo lahko porabili za svoje delo. Bodite pozorni, da so na sestanku prisotni vsi pomembni deležniki in da pri odločanju upoštevate različna mnenja.
3. Ustvarite rutino.
Ključnega pomena so vsi procesi: pred sestankom, med sestankom in po sestanku. S standardiziranjem celotnega procesa boste zagotovili, da bo vsak sestanek prinesel želene rezultate. Oblikovanje rutine vam bo omogočilo vedno bolj učinkovito vodenje sestankov.
Pred sestankom: organizator sestanka udeležencem pošlje vabilo z dnevnim redom in oblikuje vprašanja, o katerih bo tekla beseda.
Sestanek: držite se dnevnega reda, oblikujte akcijske načrte, določite naloge in roke, načrtujte nadaljnje delo.
Po sestanku: vodja pošlje sodelavcem poročilo s sestanka in opise kratkoročnih in dolgoročnih nalog posameznih udeležencev z določenimi roki.
4. Držite se dnevnega reda.
Pomembno je, da se na sestanku osredotočite na dnevni red in vnaprej določene teme. Čeprav je včasih koristno, da vsi udeleženci sodelujejo med sabo in delijo svoje ideje z vsemi, določite dodatne termine za klepetanje o osebnih zadevah in pogovor o drugih tematikah. Na sestanku pa omejite debato le na relevantne teme, saj boste tako skrajšali čas sestanka. Vodja sestanka je odgovoren za to, da so udeleženci osredotočeni in se držijo dnevnega reda; le tako boste v primernem času dosegli zastavljene cilje.
Vir: Entrepreneur
