Bo prejemnik prebral vaše sporočilo? Izogibajte se spodnjim napakam (Vir slike: Pixabay).
Če podobna sporočila pošiljate tudi sami, se vam bo najverjetneje zgodilo, da prejemnik sporočila sploh ne bo prebral. V današnjem svetu veljajo nova pravila za dobra elektronska sporočila, pravi soustanovitelj aplikacije MailTime Heatherm Huang. Prepričan je, da se bo verjetnost, da bo prejemnik prebral celotno naše sporočilo, strmo povečala, če se jih bomo naučili.
Napišite kratko sporočilo
Huang opaža, da elektronska sporočila večinoma beremo na poti ali medtem ko opravljamo druge naloge. Zato jih preberemo površno. Raziskava njegovega podjetja je celo pokazala, da kar sedem od desetih zaposlenih ne mara sporočil, ki so daljša od treh odstavkov. Dva od desetih sploh ne bosta prebrala sporočila, ki je daljši od enega odstavka. Zato vanj zajemite zgolj pomembne informacije.
Odgovarjajte hitro
Postavite si normo, čas, v katerem boste odgovorili na sporočila. Če posplošimo podatke, ki jih je predstavila raziskava MailTime, bomo odgovor najverjetneje dobili v roku štirih ur. To je čas, v katerem odgovori polovica strank aplikacije MailTime.
Naj kopijo pošljem še komu?
Premislite, koga bi lahko s svojim sporočilom obvestili. Ne dodajte ljudi, ki s poslom oziroma branžo sploh niso povezani. Predstavljajte si, da sporočilo pošljete enemu od svojih sodelavcev, ki s tematiko nima nič. Če ste prepričani, da določena oseba ne bo imela potrebe po odgovarjanju, je ne vključite.
Prejeli ste sporočilo, med pošiljatelji pa je cel kup sodelavcev. Ne odgovarjajte celotni skupini, preglejte, kdo je med prejemniki sporočila in presodite, kdo ne potrebuje vašega odgovora. Vaš odgovor naj se tiče tematike sporočila.
Prilagodite stil pošiljatelju
Svoj stil in ton pogovora prilagodite prejemnikom – če gre za direktorje, potem jih težko nagovorite z »Živjo«. V sporočilih ne uporabljajte velikih črk, saj se zdi, kot da kričite na prejemnika sporočila. Prav tako ne uporabljajte dveh ali več klicajev ali vprašajev, saj boste pri prejemniku vzbudili neprijetne občutke.
Prilagodite tudi čustva
Vzpostavljanje stikov s čustvi je dobrodošlo, a ne z jezo. Pošiljanje sporočila, ki vsebuje sledi jeze, je recept za obžalovanje. Zato napišete sporočilo, osnutek shranite. Ponovno ga preberite čez nekaj časa, ko se boste že ohladili.
Ste pozabili nekaj?
Pritisnite gumb pošlji šele, ko ste popolnoma prepričani, da ste v sporočilo vnesli vse pomembne informacije in dokumente. Ste vnesli pravo priponko? Ste dodali link, ki sploh ne dela? Preverite!
Preglejte sporočilo
Pregled sporočila je ena najpomembnejših stvari, ki jih morate narediti pri pripravi. Vzelo vam bo zgolj nekaj minut. Predlagamo, da napisano sporočilo skopirate v Word ali podoben program, ki vas bo opozoril na napačne besede. Površno napisan tekst bo prejemniku dal občutek neprofesionalnosti in neresnosti.
