Christine Comaford, izkušena poslovna svetovalka, je prepričana, da deljenje informacij, (samo)hvaljenje posameznikov in prepričevanje o tem, kdo ima prav, niso tematike, ki bi sodile na sestanke. Nasprotno: takšne in podobne pogovore lahko posamezniki dokončajo kar preko spletnih klepetalnic ali preko elektronske pošte – brez nepotrebnega vpletanja preostalih članov ekipe.
Svetuje, da se na sestankih osredotočamo le na dve glavni tematiki: prošnje in obljube. Prve naj pridejo s strani nadrejenih in naj bodo zelo natančne ter naj vsebujejo rok, v katerem je treba zastavljeno nalogo opraviti; druge pa naj bodo rezultat popolnega razumevanja s strani zaposlenih.
Poglejmo si še nekaj ostalih koristnih napotkov za učinkovite sestanke:
Ne tolerirajte zamujanja: Sestanek, ki je bil načrtovan ob določeni uri, začnite točno, ne glede na morebitne zamudnike. Preprosto zaprite vrata in ne čakajte na nikogar – s čakanjem na zamudnike boste zgolj spodbujali njihovo početje, saj bodo menili, da z njihovim zamujanjem ni nič narobe.
Jasno določite cilje sestanka: Že v samih vabilih jasno sporočite, kaj bo glavna tema tokratnega sestanka. To bo dovoljevalo udeležencem, da se ustrezno pripravijo, vam pa, da boste lažje obdržali nit pogovora v željeni smeri.
Upoštevajte zadolžitve zaposlenih: Vedite, da bodo sestanki vašim zaposlenim vzeli dragocen čas, ki bi ga drugače lahko namenili pomembnejšemu delu. Raziskave kažejo, da so veliko bolj učinkoviti sestanki v začetku tedna, saj so pomembni roki ponavadi ob koncu tedna. Pri načrtovanju naslednjega sestanka torej imejte v mislih predvsem svoje zaposlene.
Sestankujte v manjših skupinah: Če je le mogoče, na sestanek povabite največ 5 ali 7 ljudi, ali kot pravi Jeff Bezos, upoštevajte pravilo dveh pic: ekipe na sestankih naj bodo tako majhne, da naj bi se prav vsi člani lahko nasitili z zgolj dvema picama.
Omejite trajanje sestanka: Poskušajte bistvo povedati v čimkrajšem času – če je le mogoče, trajanje sestanka omejite na 15 ali 30 minut. Povsem verjetno je, da boste v zastavljenem roku opravili prav vse tematike.
Spodbujajte sodelovanje vseh udeleženih: Naj ne bo le vodja sestanka tisti, ki bo govoril. Spodbujajte interakcijo med prisotnimi. Tako boste dobili nove ideje in mnenja, ki vam lahko pomagajo izboljšati določene delovne procese.
Določite pravila pri rabi prosojnic: Zagotovo si ne želite, da bi vaš zaposleni v svojem 5 minutnem nastopu v dolgočasnem tonu bral s prosojnic? Potem postavite nekaj pravil, med njimi tudi omejite število besed na posamezno prosojnico. Tako bo predstavitev dinamična in zanimiva ter bolj poučna.
Če imate možnost, pojdite na svež zrak: Sejne sobe so odličen prostor za sestanke, toda ob lepem vremenu le izkoristite priložnost in se podajte ven na svež zrak. S tem boste tako vi kot vaša ekipa pretegnili noge ter prekinili rutino.
Vir: Entrepreneur.com in Inc.com
