V ZDA se letno na račun neproduktivnih sestankov vrže stran 37 milijard dolarjev (Vir slike: Big Stock).
Verjetno so vam zgornje vrstice znane – ni pa nujno, da so vsi sestanki takšni. Zakaj nam ne bi sestanki vdahnili novo dozo motivacije in zagnanosti? Poglejmo si nekaj trikov za izboljšanje učinkovitosti sestankov.
Na račun sestankov ob 37 milijard dolarjev
Sestanki so namenjeni izboljšanju dela, posledično varčevanju časa in denarja, a le pod pogojem, da so izpeljani dobro. V večini primerov pa so le sami sebi namen ter zgolj polnijo naše delovne urnike. Predstavljajo se kot popolna izguba časa. Temu so pritrdili tudi ameriški delavci, ki so bili vključeni v raziskavo podjetij CT Business Travel in Neomam Studios. Polovica je namreč sestanke ocenila za nepotrebne in kot stran vržen čas. Mislite, da gre za zanemarljive ure? Motite se. Ta raziskava razkriva, da se mesečno izvede za 31 ur sestankov, letno pa se na račun neproduktivnih sestankov zapravi 37 milijard dolarjev (podatek velja za ZDA)!
Izberite vodjo, ki jo sodelavci spoštujejo
Torej, kako neproduktivne sestanke narediti produktivne? Naj jih ukinemo? Ne, potrebne pa so korenite spremembe. Ob sklicanem sestanku pripravite seznam točk, o katerih se boste pogovarjali. Tako bodo navzoči bolje pripravljeni. Izberite vodjo, ki bo vodil sestanke – osebo, ki jih lahko zaupate, obenem pa uživa spoštovanje s strani ekipe.
Mobilne napravice prepovedane
Prepovejte mobilne napravice – sestanki, ki jih prekinjajo klici in elektronska pošta, bodo povsem neučinkoviti. Posvetite se raje izzivom, zaradi katerih ste se sestali, vse ostalo bo najverjetneje lahko počakalo nekaj minut. Vabljene na sestanek predhodno obvestite, da so sestanki brez napravic, zato naj jih pustijo na svojih delovnih mizah ali pa dajo na stran v pisarni, kjer boste imeli sestanek. Obvezno jih utišajte.
Največ sedem povabljenih, naj ne bo gneče
Na sestanke povabite manjšo skupino ljudi, od štiri do največ sedem. Preveč kuharjev naredi zmedo v kuhinji, enako bo tudi na sestanku. Povabite zgolj tiste, ki se jih določena tematika resnično zadeva.
Za zamudnike posebni začetki sestankov
Bodite točni z začetkom in zaključkom. To naj upoštevajo tudi povabljeni. Če imate v ekipi neozdravljive zamudnike, postavite neobičajne začetke sestankov, na primer namesto ob 9. uri postavite uro tri minute čez devet.
Sestanki naj potekajo v sproščenem vzdušju
Spreminjajte lokacije sestankov, pojdite ven, na sprehod (z manjšo skupino ljudi, ki jo boste lahko obvladovali) ali pa v bližnji lokal. Naj bodo sestanki prijetno opravilo, ne stresen opravek.
Sestanki naj bodo čim krajši. Ljudje se lahko na krajših sestankih popolnoma posvetijo zadevam, hitreje delajo, klepetanje pa prihranijo za zaključek. Študije kažejo, da ljudje nehajo postavljati vprašanja in se fokusirajo na delo, zato je idealno, da sestanki ne trajajo dlje kot eno uro.
Zadnjih deset minut izkoristite za obnovo dogovorjenega. Zapomnite se, sodelovanje je bistveno za uspešen posel.
