E-računovodstvo
E-računovodstvo ali spletno računovodstvo je vodenje poslovanja v programu, ki ga odprete v brskalniku ali v mobilni aplikaciji. Podjetnik in računovodja delata v isti bazi podatkov, zato oba vidita sveže podatke, računovodja pa lahko zakonska poročila odda elektronsko. Za mlade podjetnike je to običajno najpreprostejša izbira, ob uvedbi obveznih e-računov med podjetji pa postaja še pomembnejša.
Kaj je e-računovodstvo
Pri e-računovodstvu se poslovni dogodki (izdani in prejeti računi, plačila, potni nalogi, zaloge) vnašajo v spletni program, računovodja pa jih tam preveri, knjiži in pripravi obračune. Podatki niso več v mapi na računalniku ali v elektronski pošti, ampak na enem mestu, do katerega imata dostop podjetnik in računovodja.
Računovodske programe v grobem delimo po treh merilih:
- delujejo v spletnem brskalniku ali jih je treba namestiti na računalnik;
- so namenjeni velikim, srednjim, malim ali mikro podjetjem;
- zahtevajo različno stopnjo računovodskega znanja in imajo različen nabor funkcij.
Prednosti e-računovodstva za podjetnika
- Usklajenost. Podjetnik in računovodja imata na voljo iste, najnovejše podatke iz enotne baze.
- Ažurni podatki. Poslovanje spremljate sproti, ne šele ob koncu meseca ali leta.
- Dostopnost. Do programa lahko dostopate kjer koli prek brskalnika ali mobilne aplikacije, na primer za izdajo računa na terenu.
- Manj ročnega dela. Račune izdajate neposredno iz programa, prejete račune pa lahko slikate in jih pošljete računovodstvu v obdelavo.
- Posodobljena pravila. Ponudnik programa posodobi obrazce in postopke, ko se spremenijo predpisi.
Računovodja pa prihrani čas pri vnosu in preverjanju dokumentov. Lahko se bolj posveti svetovanju, kar je za podjetnika običajno bolj dragoceno kot samo priprava bilanc.
Kako izbrati program za e-računovodstvo
Pred izbiro programa razmislite o tem, kaj boste dejansko potrebovali. Pomagajte si s to preglednico:
| Vprašanje | Zakaj je pomembno |
|---|---|
| Ali omogoča izdajanje in prejemanje e-računov? | Od 1. januarja 2028 morajo podjetja med seboj izmenjevati izključno e-račune. |
| Ali delam z računovodjo v istem programu? | Skupna baza podatkov je glavna prednost spletnega računovodstva. |
| Ali ima mobilno aplikacijo? | Uporabno za račune in prejete dokumente na terenu. |
| Katere funkcije potrebujem? | Račun, potni nalogi, zaloge, plače ali davčna blagajna. Plačajte samo za tisto, kar res uporabljate. |
| Ali lahko program najprej preizkusim? | Preizkus pokaže, ali vam je delo v programu razumljivo. |
Minimax: partnerski program za e-računovodstvo
Minimax je spletni računovodski program in partner Zavoda mladi podjetnik. V njem izdajate račune, slikate prejete račune, pišete potne naloge in vodite zaloge, mobilna aplikacija za iOS in Android pa se sinhronizira s spletno različico. Program lahko 30 dni uporabljate brez obveznosti, ponudnik pa na strani s cenikom objavlja posamezne pakete glede na obseg poslovanja.
Po navedbah ponudnika je izdajanje e-računov v Minimaxu že vgrajeno, tudi prek mobilne aplikacije, program pa omogoča tudi neposredno povezavo z računovodstvom. Več o tem je na strani E-računi prihajajo: kaj prinašajo podjetnikom?.
E-računovodstvo in obvezni e-računi
E-račun in e-računovodstvo nista isto. E-račun je račun v strukturirani elektronski obliki, ki ga program prebere sam, e-računovodstvo pa je način vodenja poslovanja. Dobro e-računovodstvo je zato tudi dobra podlaga za e-račune: podatki o računih iz programa gredo neposredno v knjigovodstvo.
Od 1. januarja 2028 morajo podjetja in samostojni podjetniki za medsebojne dobave v Sloveniji izmenjevati izključno e-račune. Izmenjava poteka prek ponudnika e-poti, omrežja PEPPOL, neposredne povezave ali brezplačne aplikacije Finančne uprave, ne pa po e-pošti. Kaj to pomeni za vas in kako se pripraviti, preberite v vodniku E-račun: kaj je, kdaj je obvezen in kako ga izdati.
Mnenja uporabnikov
Kar o e-računovodstvu menijo tisti, ki ga že uporabljajo, povedo člani MP računovodstva, ki uporabljajo program podjetja SAOP.
Mnenje računovodkinje
„V program miniMAX je vgrajeno veliko znanja in dobrih praks, kar je posebej v pomoč računovodjem začetnikom. Z uporabo programa je rutinskega dela manj, povečuje se storilnost, znižujejo se stroški.“
Mnenje podjetnika
„E-računovodstvo je predvsem med mlajšimi podjetniki in podjetji IT-ja vedno bolj razširjena oblika. Računovodstvo je odzivno, podjetnik pa ima vpogled v sveže poslovne rezultate.“
Tudi Zavod mladi podjetnik uporablja model e-računovodstva. Zato je nastalo MP računovodstvo, ki temelji prav na tem modelu: primerno je za majhna podjetja z vključenim programom za vodenje poslovanja in računovodstva ter letnimi bilancami.
Pogosta vprašanja
Ali e-računovodstvo nadomesti računovodjo?
Ne. Program je orodje, računovodja pa prinese znanje o predpisih, obračunih in davčnih rešitvah. E-računovodstvo mu olajša delo, vam pa daje boljši vpogled v poslovanje.
Kaj je razlika med e-računovodstvom in e-računom?
E-račun je dokument, e-računovodstvo je način vodenja poslovanja. E-račun lahko izdate in prejmete v programu za e-računovodstvo.
Kako izbrati računovodski program?
Primerjajte funkcije, ki jih res potrebujete, preverite podporo za e-račune in mobilno aplikacijo ter program najprej preizkusite. Osnove računovodstva za podjetnike najdete v članku Osnove računovodstva.
Kaj mora vsebovati račun, ki ga izdam v programu?
Račun mora imeti obvezne sestavine, ne glede na program ali obliko. Opisane so v članku Obvezne sestavine računa.
