Službeno vozilo ali obračun kilometrine?

Službeno vozilo ali kilometrina: katera možnost je za podjetnika ugodnejša, je odvisno od cene vozila in števila prevoženih kilometrov.

Večina podjetnikov ne preživi celega delovnika v pisarni. Občasno morajo obiskati stranke, iti na sestanek s poslovnimi partnerji, za kar potrebujejo prevozno sredstvo. Zaradi tega se podjetniku kmalu postavi vprašanje, ali imeti zasebno vozilo ali službeno vozilo. Kar nekaj dejavnikov je, ki jih je potrebno upoštevati, da bi se lahko podjetnik pravilno odločil pri izbiri med nakupom oziroma najemom službenega vozila ali pa uporabo zasebnega vozila z obračunavanjem kilometrine. Med te dejavnike sodijo vrednost osebnega vozila, število prevoženih kilometrov in višina ostalih stroškov, kot so zavarovanje, stroški vzdrževanja itd.

Obračunavanje kilometrine in potni nalogi

Kilometrina kot fiksni pavšal je nadomestilo vseh stroškov, ki podjetniku nastanejo pri uporabi zasebnega avtomobila za službene namene. Ti so stroški goriva, zavarovanje, amortizacija, servis itd.

Po Uredbi o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja se povračilo za uporabo lastnega vozila na službeni poti ne všteva v davčno osnovo zaposlenega do 0,43 evra za vsak prevožen kilometer. Ta znesek velja od julija 2022, prej je bil 0,37 evra.

Povračilo se prizna, če je dokumentirano s potnim nalogom in z računi. Iz potnega naloga mora biti razvidna odobritev delodajalca za posamezno vrsto prevoza. Iz pravilno izpolnjenega potnega naloga lahko davčni nadzorni organ ugotovi, kdaj in kje je bila službena pot opravljena, zakaj je bila opravljena in s kom je bil na tej poti vzpostavljen kontakt.

Službeno vozilo

V primeru, da se podjetnik odloči za nakup ali operativni najem službenega vozila, potem ne obračunava kilometrine, so mu pa davčno priznani stroški v zvezi z vozilom, kolikor se nanašajo na dejavnost, kot npr. amortizacija (za osebne avtomobile do 12,5 odstotka nabavne vrednosti na leto) ali najemnina (v primeru operativnega najema) in stroški goriva, vzdrževanja, zavarovanja, ipd. Ti stroški morajo biti nujni za opravljanje dejavnosti ter dokazljivi z verodostojnimi listinami.

Torej mora podjetnik tudi v primeru, ko uporablja službeno vozilo, voditi evidence službenih poti, in to tako, da se le-te lahko predložijo nadzornemu organu kot verodostojne listine. Kajti če teh evidenc ob obisku davčnega inšpektorja ni, lahko ta zavrne vse obračunane stroške.

Podjetnik službenega vozila najbrž ne bo uporabljal samo za službene poti, ampak tudi za privatne namene. Tudi zaradi tega je pomembno, da se vodijo evidence prevoženih kilometrov. Če delodajalec zaposlenemu zagotovi osebno motorno vozilo za zasebne namene, mora obračunati boniteto: v davčno osnovo zaposlenega se za vsak začeti mesec všteva 1,5 odstotka nabavne vrednosti vozila, ne glede na dejansko zasebno uporabo. Zato mora slednji poleg evidence službenih poti imeti tudi podatek vseh opravljenih kilometrov v koledarskem letu, ki ga najlažje pridobi s popisom števca kilometrov ob začetku in koncu koledarskega leta. Iz evidence kilometrov, opravljenih v službene namene, in evidence vseh opravljenih kilometrov se izračuna odstotek opravljenih kilometrov za službene poti in v tem odstotku so potem tudi davčno priznani vsi stroški v povezavi z vozilom.

Boniteta se šteje za dohodek iz delovnega razmerja in se všteva v osnovo za dohodnino od dohodka iz delovnega razmerja, ki se zmanjša za obvezne prispevke za socialno varnost. Ali in v kakšni višini boniteta vpliva na stopnjo dohodnine, pa je odvisno od več dejavnikov: zavezanec ima lahko poleg plače še druge vire dohodka, pomembno je tudi, v kateri dohodninski razred zapade obdavčitev med letom.

Preberite tudi: Osnove računovodstva 2.

Katera opcija je za podjetnika bolj ugodna

V obeh primerih, tako pri obračunavanju kilometrine kot pri službenem vozilu, bo moral podjetnik izpolnjevati in voditi ustrezne evidence. Pri odločitvi primerjajte dejanske stroške vozila z zneskom kilometrine, ki ga lahko uveljavljate. Načeloma je za podjetnika davčno ugodnejše službeno vozilo, če je v višjem cenovnem razredu (zaradi amortizacije) in z njim opravi manjše število kilometrov.

Službeno vozilo ali kilometrina: boniteta in pravila

Če delodajalec zaposlenemu zagotovi osebno motorno vozilo tudi za zasebne poti, mora obračunati boniteto po 43. členu Zakona o dohodnini. Boniteta je pavšalna in ne temelji na dejansko prevoženih zasebnih kilometrih.

Primer prvega leta: pri vozilu z nabavno vrednostjo 10.000 evrov znaša boniteta 150 evrov na mesec, torej 1.800 evrov na leto.

Uradni vir: FURS – dohodnina.

Pogosta vprašanja o službenem vozilu in kilometrini

Koliko znaša kilometrina za službeno pot z lastnim avtomobilom?

Povračilo za uporabo lastnega vozila na službenem potovanju se ne všteva v davčno osnovo zaposlenega do 0,43 evra za vsak prevožen kilometer. Ta znesek velja od julija 2022, prej je bil 0,37 evra.

Kaj potrebujem, da je kilometrina priznana?

Povračilo mora biti dokumentirano s potnim nalogom in z računi. Iz potnega naloga mora biti razvidna odobritev delodajalca za posamezno vrsto prevoza.

Ali je pri električnem službenem avtu boniteta?

Če delodajalec zaposlenemu zagotovi osebno motorno vozilo na električni pogon za privatne namene, je vrednost bonitete od 1. januarja 2022 enaka nič. To velja za električna vozila, ne pa za hibride, ki so delno na električni pogon.

Sorodne vsebine

• Prevoz na delo, kilometrine, dnevnice, malica
• Povračilo stroškov kilometrin