Osnove davčnih blagajn
ABC “davčnih blagajn” (Vir slike: Pixabay.com)
Ker je zakon o davčnem potrjevanju računov stopil v veljavo že z 01.08.2015, so na Finančnem uradu Republike Slovenije do 31.12.2015 uvedli testno obdobje, ki bo lahko uporabnikom oz. zavezancem za uporabo davčnih blagajn in razvijalcem programske opreme omogočila testiranje in pridobitev uporabniške izkušnje pred obveznim rokom za uporabo davčnih blagajn, ki bo nastopil 02.01.2016.
V nadaljevanju bomo podrobneje predstavili ključne elemente Zakona o davčnem potrjevanju računov, predvsem iz opredelitve stališč, v katerih zakon in Finančni urad RS določata, kdo so zavezanci za uporabo davčnih blagajn, definicije gotovinskega poslovanja, obvezne sestavine računa, obveščanja o poslovnih prostorih, v katerih subjekt deluje, sistem delovanja in poročanja ter nadzor in prekrške, ki sledijo v primeru neupoštevanja zakonskih predpisov.
1. Opredelitev gotovinskega poslovanja
Gotovinsko poslovanje nastopi, kadar je obveznost (izdan račun ali predračun), ki nastane do kupca, delno ali v celoti poravnana na enega izmed naslednjih načinov:
- v denarju (bankovci in kovanci),
- s plačilno ali kreditno kartico,
- s plačilom po povzetju (preko pošte in ostalih kurirskih služb),
- s poštno nakaznico,
- z Moneto,
- z boni ali kuponi,
- z bitcoini,
- s čeki.
Zakon v vezi s plačili, ki so plačana na enega izmed naštetih načinov gotovinskega plačevanja, zavezancu nalaga, da račune pošlje v potrditev Finančnemu uradu RS.
Zavezanec potrditev računa na Finančnem uradu RS opravi preko tako imenovanih “davčnih blagajn” (različna programska oprema, dostopna na trgu) oziroma skladno s 25. členom (ZDavPR), ki določa, da lahko zavezanec v prehodnem obdobju do 31.12.2017 za davčno potrjevanje računov uporablja vezano knjigo računov (VKR).
2. Opredelitev zavezanca za izvajanje postopka potrjevanja računov
Kot zavezanec se šteje vsak poslovni subjekt, kateremu kupci prodano blago oz. opravljeno storitev poravnajo na zgoraj naštete načine gotovinskega poslovanja, razen če poslovni subjekt zakonsko ni zavezan k izdaji računov (primer: kmetovalci).
3. Opredelitev negotovinskega poslovanja
Negotovinsko poslovanje nastopi, kadar je obveznost (izdan račun ali predračun), ki nastane do kupca, v celoti poravnana na enega izmed naslednjih načinov:
- z univerzalnim plačilnim (UPN) nalogom;
- s položnico na bančnem ali poštnem okencu;
- s položnico preko spletne banke;
- pri kompenzacijah ali pobotih;
- pri nekaterih vrstah poslovanja s tujino, ki so opredeljene v 2. odstavku 3. člena (ZDavPR);
- s plačilom preko PayPal.
Začetek uporabe postopka davčnega potrjevanja računov ter vsebinska navodila
Skladno s 24. členom (ZDavPR) lahko zavezanci izvajajo postopek potrjevanja računov od 01.12.2015, obvezen začetek postopka potrjevanja računov pa je določen od 02.01.2016.
Slednje je torej datum, ki zavezancem narekuje obvezen začetek uporabe davčnega potrjevanja računov, in sicer na dva možna načina:
- z vezano knjigo računov (VKR): postopek tovrstne izdaje računov je dopusten do 31.12.2017;
- z izdajanjem računov s pomočjo uporabe elektronske naprave (npr. Saopnet POS).
Odločitev o načinu davčnega potrjevanja računov je do 31.12.2017 trenutno prepuščena posamezniku, upoštevajoč, da lahko v enem poslovnem prostoru uporabljamo le enega od načinov davčnega potrjevanja in ne oba hkrati (razen v primeru izpada električne energije ali druge višje sile, ko je dovoljena uporaba VKR).
Izbiro načina izdajanja računov pa mora poslovni subjekt skupaj s še nekaterimi drugimi podatki določiti in zapisati v internih aktih.
Obvezne sestavine internega akta
Poslovni subjekt v internem aktu med drugim določi, kakšne vrste načina izdajanja gotovinsko poravnanih računov se bo posluževal (z elektronsko napravo oz. z vezano knjigo računov).
V internem aktu je potrebno določiti in popisati tudi vse poslovne prostore, v katerih bo poslovni subjekt izdajal račune, prav tako pa je potrebno vsakemu poslovnemu prostoru dodeliti svojo oznako (primer, kako dodeliti oznako, bo prikazan pozneje).
Poleg navedenega je potrebno v internih aktih določiti tudi pravila, ki se nanašajo na dodeljevanje zaporednih številk računom, ter določiti številke, s katerimi se bodo lahko fizične osebe, ki izdajajo račune, identificirale. Podpisan akt je uradni dokument podjetja in mora biti kot tak arhiviran v evidencah podjetja, ki so jim ves čas dostopne, ni pa ga potrebno pošiljati na Finančni urad RS.
Sprejetje akta je obvezno, nesprejetje pa se iz strani pristojnih organov lahko kaznuje z globo v višini do 75.000,00 EUR.
Objava obvestila o računu in obveznost kupca
12. člen (ZDavPR) določa, da mora poslovni subjekt v vseh svojih poslovnih prostorih na vsaki elektronski napravi za izdajo računov ali na premičnem prostoru na vidnem mestu objaviti obvestilo o obveznosti izdaje računa in izročitve računa kupcu ter obveznosti kupca, da prevzame in zadrži izdani račun.
Kupec blaga oziroma prejemnik storitve mora prevzeti račun in ga zadržati neposredno po odhodu iz poslovnega prostora in ga na zahtevo predložiti pooblaščeni osebi davčnega organa ali Tržnega inšpektorata Republike Slovenije. V nasprotnem primeru lahko za to pooblaščen organ kupcu izreče globo v višini 40,00 EUR.
Slika 1: objava obvestila o računu in obveznost kupca (Vir slike: Finančni urad RS, 2015)
Obvezne / dodatne sestavine računov
Zakon o davčnem potrjevanju računov v 5. členu določa, da mora račun, ki ga zavezanec izda kupcu, poleg podatkov, ki so določeni s predpisi, ki urejajo davek na dodano vrednost in davčni postopek, vsebovati še naslednje podatke:
- čas izdaje računa (uro in minute);
- oznako fizične osebe, ki izda račun z uporabo elektronske naprave za izdajo računov;
- enkratno identifikacijsko oznako računa (EOR) in
- zaščitno oznako izdajatelja (ZOI) računa. Slednja mora biti podana v tekstualni obliki in v obliki QR kode.
Računi, izdani preko elektronske naprave, morajo biti za namene postopka potrjevanja računov in izdaje računa sestavljeni iz treh delov:
- oznake poslovnega prostora zavezanca;
- oznake elektronske naprave za izdajo računov in
- zaporedne številke računa.
Primer izgleda številke računa: LJ-N1-0005 (pri čemur je LJ – oznaka prostora, N1 – oznaka elektronske naprave in 0005 – zaporedna številka računa).
Elektronske naprave (oz. programi za davčno potrjevanje računov) so običajno že urejeni v skladu z zakonom, tako da je največkrat tovrstna skrb o pravilni številki računa odveč.
Postopek sporočanja podatkov o poslovnih prostorih zavezanca
Zavezanec mora Finančnemu uradu RS preko aplikacije “mini blagajna” na spletni strani Finančnega urada (brezplačno) oz. preko programske opreme, ki jo nudijo drugi ponudniki na trgu, sporočiti naslednje podatke:
- davčno številko zavezanca;
- oznako poslovnega prostora zavezanca;
- identifikacijsko oznako stavbe ali dela stavbe, kjer se nahaja poslovni prostor zavezanca, kakor je določena v registru nepremičnin (številka katastrske občine, številka stavbe in številka dela stavbe), ko zavezanec izdaja račune v nepremičnem poslovnem prostoru;
- naslov poslovnega prostora zavezanca, ko zavezanec izdaja račune v nepremičnem poslovnem prostoru;
- vrsto poslovnega prostora zavezanca, ko zavezanec izdaja račune v premičnem poslovnem prostoru;
- podatek o proizvajalcu ali vzdrževalcu programske opreme za izdajanje računov in
- datum začetka veljavnosti podatkov, ki se sporočajo.
Zavezanec mora te podatke sporočiti za vsak posamezen poslovni prostor zavezanca, v katerem izdaja račune. Zavezanec podatke podpiše z namenskim digitalnim potrdilom in jih pošlje davčnemu organu prek vzpostavljene elektronske povezave pred prvim pošiljanjem podatkov o računu za namene potrditve računa.
Na isti način je potrebno Finančni urad obvestiti tudi o prenehanju uporabe poslovnega prostora oz. o spremembi podatkov poslovnega prostora.
To je potrebno storiti pred izdajo prvega gotovinskega računa po 2. januarju 2016, iz česar izhaja, da je najbolje, da slednje uredite še v letu 2015.
Način pridobitve namenskega digitalnega potrdila
Namensko digitalno potrdilo bo pravni subjekt lahko pridobil po 15.11.2015. Potrdilo je brezplačno in se ga pridobi z oddajo vloge preko portal eDavki, in sicer z oddajo dokumenta, ki se bo imenoval DPR-PridobitevDP.
Po oddaji vloge bo strežnik avtomatsko v roku 15 minut na osebni del zavezanca oz. njegovega pooblaščenca v portal eDavki poslal referenčno kodo in geslo, s katerim bo mogoče prevzeti namensko digitalno potrdilo.
Zavezanec oz. njegov pooblaščenec bo nato prejeto referenčno številko vnesel v portal MJU (v nastajanju). Na tem portalu bo nato mogoče prevzeti namensko digitalno potrdilo v obliki datoteke kodiranega zapisa s končnico .p12. Po prejemu namenskega digitalnega potrdila v prej navedeni obliki bo zavezanec oz. njegova pooblaščena oseba to datoteko vnesel v program davčne blagajne.
Potrdilo se bo glasilo na poslovni subjekt, za katerega se potrdilo izdaja, in ga bo mogoče uporabljati le za namene davčnega potrjevanja računov z veljavnostjo 5 let.
V kolikor ne uporabljate sistema eDavki, lahko namensko digitalno potrdilo po pooblastilu za vas pridobi računovodski servis oz. pravna ali fizična oseba, ki jo boste za to pooblastili.
Uporaba / način potrjevanja vezane knjige računov
Zavezanec, ki se odloči za uporabo vezane knjige računov, to določi v internem aktu iz 6. odstavka 5. člena (ZDavPR) in pred prvo izdajo računa iz VKR le-to potrdi na portalu eDavki.
Uporaba namenskega digitalnega potrdila je obvezna tudi pri opciji izdajanja računov preko VKR, saj mora tudi davčnemu organu preko elektronske povezave (aplikacija mini blagajna na spletni strani Finančnega urada RS) pošiljati:
- podatke o posameznem računu, izdanem iz VKR v 10 delovnih dneh od dneva izdaje računa,
- podatke o poslovnem prostoru pred prvim pošiljanjem podatkov o računu.
Pomembno je tudi, da mora zavezanec hraniti kopije računov iz VKR skupaj s potrdilom o naknadni pridobitvi EOR.
Vršitelji nadzora ter prekrški
Nadzorna organa sta Finančni urad RS ter Tržni inšpektorat RS.
Kazni za prekrške so različne glede na statusno obliko subjekta (srednje ali velike PO po ZGD-1, ostale PO, samostojni podjetniki oz. fizične osebe z dejavnostjo) ter glede na velikost prekrška (davčni prekrški, hujši davčni prekrški, posebno hudi davčni prekrški).
Kazni se tako gibljejo od 1.500,00 EUR pa do 150.000,00 EUR, kazni za odgovorne osebe pa od 800,00 EUR do 20.000,00 EUR.
Avtor članka je Matej Velikonja iz podjetja Aleph, družba za računovodstvo in finančno svetovanje, d.o.o.
VIRI:
- Zakon o davčnem potrjevanju računov (ZDavPR). 2015. Uradni list RS, št. 57/15
- Finančna uprava Republike Slovenije. 2015. Davčne blagajne splošno, nadzor in prekrški. http://www.fu.gov.si/fileadmin/Internet/Nadzor/Podrocja/Davcne_blagajne_in_VKR/Opis/Davcne_blagajne_-_splosno_nadzor_in_prekrski.pdf (12.11.2015)
