Vodenje kadrovske evidence
Vodenje kadrovske evidence je zakonska obveznost vsakega delodajalca. Prav vsak delodajalec je v skladu z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV), v nadaljevanju Zakon, dolžan skrbeti za in voditi številne podatke, povezane z zaposlenimi. Da pa namen vodenja ne bi bil le izognitev kaznim ob neupoštevanja Zakona, je potrebno poudariti, da evidence lahko tudi olajšajo poslovanje, saj od vas zahtevajo red in organiziranost in vam tako, če ne drugega, prihranijo veliko časa, ko izpolnjujete svoje obveznosti.
Evidence, ki jih mora voditi delodajalec in jih določa Zakon so:
- evidenca o zaposlenih delavcih,
- evidenca o stroških dela,
- evidenca o izrabi delovnega časa,
- evidenco o oblikah razreševanja kolektivnih delovnih sporov (vodi jo delodajalec, pri katerem je stavka ali arbitraža delovnega spora potekala; na tem mestu ji ne posvečamo večje pozornosti).
Vodenje kadrovske evidence o zaposlenih delavcih
Je zelo obširna in jo je potrebno voditi od dneva sklenitve pogodbe o zaposlitvi do dneva, ko pogodba preneha. Delavec mora delodajalcu spremembo osebnih podatkov sporočiti v osmih dneh. Evidenca zajema:
- podatke o delavcu (osebno ime, datum in kraj rojstva, EMŠO, davčna številka, državljanstvo, naslov stalnega in začasnega prebivališča, izobrazba, ali je delavec invalid ali delno upokojen, ali opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu, idr.),
- podatke o (morebitnem) delovnem dovoljenju delavca (velja le za tujce: vrsta, številka, trajanje delovnega dovoljenja, idr.),
- podatki o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi (datum sklenitve, nastop dela, vrsta in razlog sklenitve pogodbe, idr.),
- podatki o prenehanju pogodbe o zaposlitvi (datum in način prenehanja pogodbe o zaposlitvi).
Evidenca o stroških dela
Evidenco o stroških dela je potrebno dopolnjevati mesečno in zajema:
- številko transakcijskega računa delavca, na katerega se izplačujejo plače in drugi prejemki,
- podatke o plačah in nadomestilih plač, ki bremenijo delodajalca (plača za tekoči mesec izplačana v skladu s kolektivno pogodbo oziroma pogodbo o zaposlitvi),
- podatke o drugih stroških dela (povračila stroškov v zvezi z delom, regres, idr.),
- podatke o zakonsko določenih prispevkih za socialno varnost za posameznega delavca (prispevki v breme delodajalca in prispevki v breme zavarovanca).
Evidenca o izrabi delovnega časa
Evidenca o izrabi delovnega časa se vodi za uveljavljanje pravic iz socialnega zavarovanja in socialnega varstva, za statistiko in za inšpekcijski nadzor; podatki so podlaga tudi za obračun plače. Delodajalec jo dnevno dopolnjuje s podatki o številu ur, opravljenih nadurah, neopravljenih urah in času prihoda na delo ter odhoda z dela, idr.
Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti
Vse podatke podrobno našteva Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti, vodenje podatkov v praksi pa dandanes po večini zajemajo različni računalniški programi za vodenje kadrovskih evidenc in obračun plač, ki so sicer plačljivi, vendar priročni, saj nam prihranijo veliko časa.
Pomembna sprememba: novela ZEPDSV-A (Uradni list RS, št. 50/23) se uporablja od 20. novembra 2023. Delodajalec mora delavcu zagotoviti vpogled v podatke o izrabi njegovega delovnega časa: za pretekli mesec ga mora do konca plačilnega dne pisno obvestiti (tudi po elektronski poti ali z neposrednim elektronskim dostopom), delavec pa lahko enkrat tedensko zahteva, da ga seznani s podatki. Delodajalec, ki mu je pravnomočno izrečena globa za določene kršitve (po 23. členu ZEPDSV ali po 217.a členu ZDR-1), mora dve leti voditi evidenco o izrabi delovnega časa elektronsko, z elektronskim vodenjem pa mora začeti v treh mesecih od pravnomočnosti odločbe. Novela ZEPDSV-B (Uradni list RS, št. 24/25, v veljavi od 23. aprila 2025) je črtala vpis izrabe odmora med delovnim časom, dovolila mesečni vpis nekaterih podatkov in določila, da obveznost vodenja evidence o izrabi delovnega časa ne velja za poslovodne osebe.
Kljub temu, da Zakon omenja, da je treba omenjene podatke voditi v času, ko je delavec zaposlen, pa so osebni podatki zajeti tudi v dokumentih, ki jih je potrebno pridobiti oziroma skleniti s sodelavci, nekatere od njih pa hraniti tudi trajno. Priporočljivo je, da ima vsak sodelavec tako imenovano PERSONALNO MAPO, v katero lahko vlagamo vso dokumentacijo, povezano z delavcem. Po 14., 17. in 19. členu ZEPDSV se dokumenti s podatki o delavcu in izvirne listine, na podlagi katerih se podatki vpisujejo v evidence, hranijo kot listina trajne vrednosti. V personalni mapi so običajno:
- pogodba o zaposlitvi,
- obrazec PD (potreba po delavcu – priporočljivo, vendar ne nujna trajna hramba),
- prijava v zavarovanje – obrazec M1 (morebitne spremembe podatkov na obrazcu M3, morebitna prijava družinskih članov na obrazcu MDČ, po prenehanju pa tudi odjavni obrazec M2),
- zdravniško spričevalo,
- morebitne odločbe invalidskih komisij ipd.,
- morebitne odpovedi s strani delavca ali delodajalca.
Roki, hramba in globe pri kadrovskih evidencah
Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) določa tudi roke in kazni. Delodajalec evidence vodi za uveljavljanje pravic iz socialnega zavarovanja, za statistiko in za inšpekcijski nadzor.
| Vprašanje | Pravilo |
|---|---|
| Evidenca o zaposlenih delavcih | Od sklenitve do prenehanja pogodbe o zaposlitvi; delavec spremembo osebnih podatkov sporoči v osmih dneh |
| Evidenca o stroških dela | Vpisi mesečno za vsakega delavca |
| Evidenca o izrabi delovnega časa | Dnevni vpisi, nekatere podatke je dovoljeno vpisovati mesečno |
| Hramba | Dokumenti kot listina trajne vrednosti |
| Globa za delodajalca | Od 1.500 do 20.000 evrov; manjši delodajalec od 300 do 8.000 evrov; delodajalec posameznik od 150 do 1.200 evrov |
| Globa za odgovorno osebo | Od 150 do 2.000 evrov |
Besedilo zakona je na pisrs.si.
Pogosta vprašanja
Katere evidence mora voditi vsak delodajalec?
Vsak delodajalec mora voditi evidenco o zaposlenih delavcih, evidenco o stroških dela in evidenco o izrabi delovnega časa. Evidenco o oblikah razreševanja kolektivnih delovnih sporov vodi delodajalec, pri katerem je stavka ali arbitraža delovnega spora potekala; podatke mora v sedmih dneh po koncu stavke ali arbitraže poslati Statističnemu uradu RS.
Ali je evidenca o izrabi delovnega časa obvezno elektronska?
Elektronsko vodenje ni splošno obvezno. Obvezno je za dve leti za delodajalca, ki mu je pravnomočno izrečena globa po 23. členu ZEPDSV ali za določene prekrške po 217.a členu ZDR-1; z elektronskim vodenjem mora začeti v treh mesecih od pravnomočnosti odločbe. Predlog za uvedbo elektronskega vodenja lahko poda tudi sindikat pri delodajalcu (če ga ni, svet delavcev ali delavski zaupnik); delodajalec se mora do predloga opredeliti v 30 dneh.
Ali imajo delavci pravico do vpogleda v svoj delovni čas?
Da. Delodajalec mora delavca do konca plačilnega dne pisno obvestiti o podatkih o izrabi delovnega časa za pretekli mesec (obvestilo je lahko tudi elektronsko ali kot neposreden elektronski dostop), delavec pa lahko enkrat tedensko zahteva, da ga delodajalec seznani s podatki.
Kakšne so globe za kršitve pri vodenju evidenc?
Če delodajalec evidenc ne vodi, ne hrani ali ne posodablja, navede neresnične ali nepopolne podatke ali delavca pisno ne obvesti o podatkih o delovnem času, mu grozi globa od 1.500 do 20.000 evrov. Manjši delodajalec plača od 300 do 8.000 evrov, delodajalec posameznik od 150 do 1.200 evrov, odgovorna oseba pa od 150 do 2.000 evrov.
Kako dolgo moram hraniti dokumente o delavcu?
Dokumenti s podatki o delavcu in izvirne listine, na podlagi katerih se podatki vpisujejo v evidence, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Ob prenehanju dejavnosti arhiv prevzame pravni naslednik, če ga ni, pa Arhiv Republike Slovenije.
Sorodne vsebine
Uršula Pust, univ.dipl.soc., Atama agencija za zaposlovanje, d.o.o.
