Pogoste napake pri pisanju e-sporočil

Podjetniki se dandanes vsakodnevno soočajo s kopico elektronske pošte in sčasoma se vse prevečkrat zgodi, da so pri odpisovanju prehitri in površni. A dejstvo je, da so prav najmanjši detajli tisti, ki dajejo vtis profesionalnosti oz. neprofesionalnosti.
Pogoste napake pri pisanju e-sporočil

Pogoste napake pri pisanju e-sporočil (Vir slike: Pixabay.com)

Tudi pri komunikaciji, ki poteka preko elektronske pošte, je potrebno upoštevati določena pravila obnašanja in nekatere nenapisane norme. Le tako bomo lahko zagotovili, da bo komunikacija potekala normalno in na primernem nivoju.

Poglejmo si nekaj najpogostejših napak, ki se jih je pri pisanju e-sporočil pametno izogibati:

1.) Pozabljanje na uvodni pozdrav in končni podpis

Vsako napisano e-sporočilo mora vsebovati obe zgoraj omenjeni sestavini, v nasprotnem primeru se zdi, da ste nekoliko nevljudni. Z nevljudnim človekom pa bo le redkokdo sklenil pogodbo o sodelovanju, kajne?

2.) Neoseben pristop

Uradnost je seveda nujno potrebna, toda v e-sporočila je vendarle treba vključiti nekaj osebne note. Kar pomeni, da namesto “Gospod” ali “Gospa” raje vpišite “Gospod Janez Novak” ali “Gospod Novak”. Vaše sporočilo bo tako že navidez veliko prijaznejše.

3.) Neuradnost pri novih znancih

V e-sporočilih pogosto hitro preidemo iz uradnosti v nekoliko bolj sproščeno, neuradno smer, a s pretiravanjem lahko hitro izpademo neprofesionalni. Raje ne tvegajte in namesto “Živjo Janez” napišite “Pozdravljeni Gospod Novak”.

4.) Poimenovanje zadeve e-sporočila

Veliko ljudi se ne zaveda pomembnosti zadeve v e-sporočilu, ki pa je eden najpomembnejših delov pri takšnem načinu komunikacije. Pri vsakem pogovoru zato pametno izberite naslov, ki ga bo v vašem poštnem predalu enostavno poiskati tudi v prihodnosti.

Ko spoznate podjetnika, ga še isti dan kontaktirajte >>

5.) Nepotrebno odgovarjanje vsem vpletenim

Vedno odgovorite zgolj pošiljatelju, ne pa tudi vsem preostalim prejemnikom sporočila, razen seveda v primeru, da je vaš odgovor relevanten tudi zanje. Na ta način ne boste po nepotrebnem vznemirjali prav nikogar.

6.) Napačni zapisi imen in priimkov

Majhni detajli v e-sporočilih lahko povsem spremenijo občutke, ki se porajajo prejemnikom ob branju. Potrudite se, da pravilno zapišete imena in priimke prejemnikov ter pri tem pazite na velike in male začetnice.

7.) Vključevanje kopice osebnih podatkov

Nihče si ne želi za branje e-sporočil zapraviti več časa, kot je to potrebno. Bodite kratki in učinkoviti v svojih e-pismih ter izključite vse nepotrebne osebne podatke tudi iz podpisa. Priporočeno je, da uporabljate kar standardiziran podpis, ki vključuje le vaše osnovne podatke.  

8.) Dvoumno besedilo

Lahko se zgodi, da naše zapisane misli, poslane preko e-sporočila, ne bodo razumljene pravilno. Pomembno je, da prejemniku ne dajete možnosti, da si vaše besede razlaga napačno. Uporabljajte jasne in nedvoumne fraze ter z odebeljenim tiskom poudarite le tisto, kar je resnično bistveno.  

9.) Zastavljanje nepotrebnih vprašanj

Če bomo prejemniku postavljali nepotrebna vprašanja, s tem ne bomo le zapravljali njegovega časa, temveč tudi dokazali, da ga pravzaprav predhodno sploh nismo dobro poslušali. Da bi se temu izognili, najprej preberite pretekla e-sporočila in odgovorite na njihovi podlagi.

10.) Neprimerna tematika

Včasih je neprimerno, da določene besede, na primer kritiko, sogovorniku izrečete preko e-sporočila. Bolje je, da to opravite preko telefona ali kar osebno, saj bo le tako vaše sporočilo lahko popolnoma razumljeno.

11.) Uporaba znakov za emocije in okrajšav besed

Znaki za emocije in okrajšave besed se praviloma uporabljajo v neformalnih e-sporočilih, nikakor pa jih ne smete vključevati, ko pišete svojim poslovnim partnerjem. Na ta način boste namreč izkazali spoštovanje.

Vir: Businessinsider.com

Elektronska sporočila marsikomu povzročajo težave. Pri pisanju moramo biti toliko bolj previdni, saj so pisane besede lahko hitro tolmačene narobe >>

Morda vas zanima tudi sorodna vsebina
Delavnica: Optimizacija spletnih strani – povzpnite se višje na Googlu!

Delavnica: Optimizacija spletnih strani – povzpnite se višje na Googlu!

Klasična trgovina z odličnimi izdelki in nizkimi cenami ni vredna veliko, če se nahaja na odročni lokaciji, kjer je nihče ne obišče. Podobno velja za spletne strani in spletne trgovine. Če vas obiskovalci ne najdejo, potem tudi nakupa ne morejo opraviti. Zato je tu optimizacija spletnih strani oziroma z drugimi besedami: Kako biti na Googlu višje od konkurence.

Preberite več >>

MP delavnica: Kadrovski in drugi pravni vidiki poslovanja podjetja

MP delavnica: Kadrovski in drugi pravni vidiki poslovanja podjetja

Je vaš posel v vzponu in boste zaposlovali? Morda vaše podjetje že sedaj sestavlja številčna ekipa in se zavedate, da ste s kadrovskimi evidencami nekoliko odlašali? Poleg tega se vam glede poslovanja vašega podjetja še vedno porajajo vprašanja glede pogodb, kako varovati poslovne skrivnosti ali kako odpovedati delovno razmerje? Pred vami je izobraževanje, kjer izveste odgovore ravno na takšna in podobna vprašanja! Preberite več >>


Še vedno uporabljate gmail kot poslovni e-naslov?

Še vedno uporabljate gmail kot poslovni e-naslov?

Življenje brez e-pošte si je danes zelo težko predstavljati, pravzaprav lahko z gotovostjo trdimo, da je to praktično nemogoče; samo poglejte v vaš poštni predal in preverite, koliko komunikacije ste na zasebnem in poslovnem nivoju izmenjali v preteklem tednu! Preberite več >>

S kakšnimi emaili boste pritegnili pozornost strank?

S kakšnimi emaili boste pritegnili pozornost strank?

Oglaševanje prek elektronske pošte je brezplačno, enostavno in učinkovito, zato je priporočljivo, da pri trženju uporabite tudi to orodje. Vendar je treba do e-mail marketinga pristopiti premišljeno. Vedeti morate, kaj hočete z njim doseči in kako se ga boste lotili. Preberite več >>

10 napak, ki jih počnete z vsebinskim marketingom

10 napak, ki jih počnete z vsebinskim marketingom

Vsebinsko trženje je izjemno pomemben del spletnega trženja. V zadnjem času je postalo tudi eno najbolj priljubljenih sredstev za pridobivanje kontaktov. Da bi zagotovili, da bo vaše vsebinsko trženje uspešno, pa se morate zadeve lotiti na pravi način, kar ni vedno preprosto. Preberite več >>

10 učinkovitih strategij za povečanje vaše baze kontaktov

10 učinkovitih strategij za povečanje vaše baze kontaktov

Oblikovanje dobre in kakovostne baze z elektronskimi naslovi vaših (potencialnih) strank je tek na dolge proge. Baze ne boste ustvarili čez noč, za rezultate pa boste morali trdo delati. Olajšamo vam lahko prvi korak, kako ustvariti oziroma kakovostno povečati obstoječo bazo. Preberite več >>

Spodbudite prejemnike svojih elektronskih sporočil k odzivu!

Spodbudite prejemnike svojih elektronskih sporočil k odzivu!

Elektronska pošta je eden najpomembnejših sodobnih trženjskih kanalov. Vendar je takšna komunikacija prepogosto enosmerna. Spodbudite prejemnike k odzivu! Preberite več >>

Kako ustvariti dobro prodajno elektronsko sporočilo?

Kako ustvariti dobro prodajno elektronsko sporočilo?

Alexis Rodrigo je marketinška strokovnjakinja, ki ve, kako oblikovati prodajna besedila v elektronskih pismih. Pri svojem delu namreč sledi preverjeni formuli, ki je v svetu prodajnikov in marketingarjev poznana že več desetletij, saj je že večkrat tudi sama preizkusila, da se odlično obnese. Preberite več >>

Zakaj so potrditvena sporočila ključnega pomena za vaš uspeh

Zakaj so potrditvena sporočila ključnega pomena za vaš uspeh

Trženje prek elektronske pošte ne vključuje samo pošiljanja novic! Ko oblikujete sporočila, ne pozabite na transakcijska in potrditvena sporočila. Izvrstno potrditveno sporočilo lahko privede do dodatnega nakupa v roku nekaj minut. Predstavljamo nekaj zanimivih nasvetov. Preberite več >>

S spodnjimi nasveti izboljšajte stopnjo odprtih elektronskih sporočil

S spodnjimi nasveti izboljšajte stopnjo odprtih elektronskih sporočil

Pridobivanje kontaktnih podatkov potencialnih strank je pomembno, toda veliko število elektronskih naslovov vam ne bo prav nič koristilo, če vaša sporočila ne bodo prebrana. Če se boste pravilno lotili email marketinga, teh težav ne bi smeli imeti. Preberite več >>

Oznake: , , ,