
Pogoste napake pri pisanju e-sporočil (Vir slike: Pixabay.com)
Tudi pri komunikaciji, ki poteka preko elektronske pošte, je potrebno upoštevati določena pravila obnašanja in nekatere nenapisane norme. Le tako bomo lahko zagotovili, da bo komunikacija potekala normalno in na primernem nivoju.
Poglejmo si nekaj najpogostejših napak, ki se jih je pri pisanju e-sporočil pametno izogibati:
1.) Pozabljanje na uvodni pozdrav in končni podpis
Vsako napisano e-sporočilo mora vsebovati obe zgoraj omenjeni sestavini, v nasprotnem primeru se zdi, da ste nekoliko nevljudni. Z nevljudnim človekom pa bo le redkokdo sklenil pogodbo o sodelovanju, kajne?
2.) Neoseben pristop
Uradnost je seveda nujno potrebna, toda v e-sporočila je vendarle treba vključiti nekaj osebne note. Kar pomeni, da namesto “Gospod” ali “Gospa” raje vpišite “Gospod Janez Novak” ali “Gospod Novak”. Vaše sporočilo bo tako že navidez veliko prijaznejše.
3.) Neuradnost pri novih znancih
V e-sporočilih pogosto hitro preidemo iz uradnosti v nekoliko bolj sproščeno, neuradno smer, a s pretiravanjem lahko hitro izpademo neprofesionalni. Raje ne tvegajte in namesto “Živjo Janez” napišite “Pozdravljeni Gospod Novak”.
4.) Poimenovanje zadeve e-sporočila
Veliko ljudi se ne zaveda pomembnosti zadeve v e-sporočilu, ki pa je eden najpomembnejših delov pri takšnem načinu komunikacije. Pri vsakem pogovoru zato pametno izberite naslov, ki ga bo v vašem poštnem predalu enostavno poiskati tudi v prihodnosti.
5.) Nepotrebno odgovarjanje vsem vpletenim
Vedno odgovorite zgolj pošiljatelju, ne pa tudi vsem preostalim prejemnikom sporočila, razen seveda v primeru, da je vaš odgovor relevanten tudi zanje. Na ta način ne boste po nepotrebnem vznemirjali prav nikogar.
6.) Napačni zapisi imen in priimkov
Majhni detajli v e-sporočilih lahko povsem spremenijo občutke, ki se porajajo prejemnikom ob branju. Potrudite se, da pravilno zapišete imena in priimke prejemnikov ter pri tem pazite na velike in male začetnice.
7.) Vključevanje kopice osebnih podatkov
Nihče si ne želi za branje e-sporočil zapraviti več časa, kot je to potrebno. Bodite kratki in učinkoviti v svojih e-pismih ter izključite vse nepotrebne osebne podatke tudi iz podpisa. Priporočeno je, da uporabljate kar standardiziran podpis, ki vključuje le vaše osnovne podatke.
8.) Dvoumno besedilo
Lahko se zgodi, da naše zapisane misli, poslane preko e-sporočila, ne bodo razumljene pravilno. Pomembno je, da prejemniku ne dajete možnosti, da si vaše besede razlaga napačno. Uporabljajte jasne in nedvoumne fraze ter z odebeljenim tiskom poudarite le tisto, kar je resnično bistveno.
9.) Zastavljanje nepotrebnih vprašanj
Če bomo prejemniku postavljali nepotrebna vprašanja, s tem ne bomo le zapravljali njegovega časa, temveč tudi dokazali, da ga pravzaprav predhodno sploh nismo dobro poslušali. Da bi se temu izognili, najprej preberite pretekla e-sporočila in odgovorite na njihovi podlagi.
10.) Neprimerna tematika
Včasih je neprimerno, da določene besede, na primer kritiko, sogovorniku izrečete preko e-sporočila. Bolje je, da to opravite preko telefona ali kar osebno, saj bo le tako vaše sporočilo lahko popolnoma razumljeno.
11.) Uporaba znakov za emocije in okrajšav besed
Znaki za emocije in okrajšave besed se praviloma uporabljajo v neformalnih e-sporočilih, nikakor pa jih ne smete vključevati, ko pišete svojim poslovnim partnerjem. Na ta način boste namreč izkazali spoštovanje.
Vir: Businessinsider.com
Elektronska sporočila marsikomu povzročajo težave. Pri pisanju moramo biti toliko bolj previdni, saj so pisane besede lahko hitro tolmačene narobe >>